CiasTech · Informacje o danych

Polityka prywatności systemu Helpdesk

Informacje o przetwarzaniu danych w systemie zgłoszeń CiasTech. Wersja z 3 listopada 2026 r.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych związanych z prowadzeniem serwisu, kontami i własną obsługą klientów jest „CiasTech” Sebastian Ciasto, Osiedle 18/3, 33-132 Niedomice, Polska, NIP 9930614675. Kontakt w sprawach prywatności: kontakt@ciastech.pl.

Gdy CiasTech przetwarza dane w systemach klienta na jego polecenie, zakres odpowiedzialności i rola podmiotu przetwarzającego wynikają z umowy powierzenia. Ta informacja nie zastępuje takiej umowy ani informacji administratora będącego klientem.

2. Zakres danych i osoby, których dotyczą

System obejmuje dane pracowników, klientów, kontrahentów i użytkowników serwisu w zakresie potrzebnym do obsługi IT. Przechowuje nazwę firmy, opcjonalne NIP i REGON, adres siedziby głównej oraz nazwy i adresy biur. Dane kontaktu obejmują imię i nazwisko lub nazwę, e-mail, opcjonalny telefon i przypisanie do biura firmy, a także dane konta i uprawnienia. Hasła są przechowywane jako skróty kryptograficzne.

W zgłoszeniach znajdują się temat, opis, typ, kategoria, priorytet, wpływ na użytkowników i ich liczba, komunikacja, notatki obsługi, załączniki, przypisanie, statusy, terminy SLA i historia zmian. Informacja o pełnionej funkcji może wystąpić w przekazanej dokumentacji, jeżeli jest potrzebna do sprawy; formularze kontaktu nie mają osobnego pola funkcji.

Nie wymagamy i nie zbieramy w formularzach PESEL, numeru dowodu osobistego, adresu zamieszkania ani wizerunku. Nie przesyłaj tych danych, haseł dostępu ani danych szczególnych kategorii w zgłoszeniach, jeśli nie jest to konieczne i wcześniej uzgodnione.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Dane służą obsłudze zgłoszeń i usług IT, kontaktowi, zarządzaniu dostępem, rozliczaniu przebiegu obsługi i SLA oraz ochronie systemu. Obejmują zbieranie, przechowywanie, porządkowanie, odczyt, modyfikowanie, przekazywanie upoważnionym odbiorcom, archiwizację i usuwanie danych.

Realizacja umowy lub działania przed jej zawarciem — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba jest stroną umowy.
Obsługa przedstawicieli klienta, korespondencja, bezpieczeństwo oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Wykonanie obowiązków prawnych, jeżeli mają zastosowanie — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane konta i informacje niezbędne do rozpoznania zgłoszenia są potrzebne do korzystania z obsługi. System nie służy newsletterom, reklamowemu profilowaniu ani automatycznemu podejmowaniu decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne.

4. Dostęp, odbiorcy i hosting

Klient ma dostęp do własnych zgłoszeń i wiedzy opublikowanej dla klientów. Obsługa korzysta z uprawnień ról i grup; notatki wewnętrzne i wewnętrzna wiedza nie są dostępne klientowi. Konto serwisowe służy do uzupełniania kartotek i nie otrzymuje dostępu do zgłoszeń.

Dane mogą być udostępniane upoważnionym osobom CiasTech, dostawcy hostingu i poczty w zakresie potrzebnym do działania usług oraz uprawnionym organom. Docelowy hosting to SEOHOST. Publiczna polityka CiasTech opisuje informacje otrzymane od SEOHOST o dalszych podmiotach, analizie bezpieczeństwa Monarx i możliwych transferach poza EOG zabezpieczanych standardowymi klauzulami umownymi. Zakres dla konkretnej usługi wynika z aktualnej umowy powierzenia i jej załączników; nie oznacza to przekazywania każdemu dostawcy wszystkich danych.

Helpdesk zapisuje zgłoszenia we własnej bazie i załączniki w prywatnym magazynie. Nie korzysta z formularza strony głównej do zapisu ticketów. Powiadomienia e-mail są odrębną funkcją wymagającą konfiguracji poczty; ustawienia i retencja skrzynki mogą różnić się od bazy helpdesku.

5. Archiwizacja i retencja danych kartotek — 90 dni

Dane aktywnych firm i kontaktów są przechowywane przez okres potrzebny do współpracy i obsługi. Archiwizacja oznacza zakończenie bieżącego wykorzystania kartoteki, a nie jej natychmiastowe usunięcie.

Automatyczne usunięcie danych identyfikacyjnych następuje po co najmniej 90 dniach od archiwizacji, niezależnie od statusu i dalszej aktywności w powiązanych zgłoszeniach; ich historia pozostaje. Przywrócenie kartoteki zatrzymuje proces; ponowna archiwizacja rozpoczyna nowy okres. Zadanie wykonuje się okresowo, więc nie jest to usunięcie dokładnie co do sekundy. Administrator może wcześniej wykonać uzasadnione usunięcie danych kartoteki po weryfikacji wniosku.

Nazwa firmy jest zastępowana przez „Firma usunięta”, dane kontaktu przez „Konto usunięte”, a e-mail i telefon są usuwane. Usunięcie danych firmy obejmuje także NIP, REGON, adres siedziby i wszystkie biura; kontakty tracą przypisanie do biura. Konto klienta zostaje pozbawione dotychczasowej nazwy i adresu e-mail oraz możliwości logowania.

Zgodnie z przyjętym sposobem działania historia zgłoszeń, treści rozmów i załączniki pozostają. Mogą nadal zawierać dane osobowe. Zastąpienie danych kartoteki nie oznacza pełnej anonimizacji ani realizacji żądania usunięcia wszystkich danych. Treści te wymagają oddzielnego przeglądu i usunięcia zbędnych danych; nie powinny być przechowywane bezterminowo tylko dlatego, że usunięto kartotekę. Dłuższe przechowywanie danych osobowych wymaga właściwej podstawy i niezbędności, np. obowiązku prawnego albo ochrony roszczeń.

Termin 90 dni dotyczy powyższego procesu kartotek. Nie usuwa automatycznie danych ze skrzynek pocztowych, logów, eksportów i kopii zapasowych. Ich zakres oraz harmonogram usuwania wymagają osobnego nadzoru; po odtworzeniu kopii trzeba ponownie zastosować wykonane usunięcia przed przywróceniem zwykłego dostępu.

6. Dane techniczne i pamięć przeglądarki

Zapisane zestawy filtrów kolejki, ich nazwy i wybór filtra domyślnego przechowujemy w bazie na koncie użytkownika. Mogą zawierać wpisaną frazę wyszukiwania; nie wpisuj w niej zbędnych danych osobowych. Filtry są prywatne dla konta, można je usunąć, a usuwanie danych konta klienta obejmuje także jego zapisane zestawy.

Aplikacja i hosting mogą zapisywać adres IP, informacje o żądaniach i zdarzenia bezpieczeństwa potrzebne do ochrony usług. Nie publikujemy haseł ani treści konfiguracji. Błędy i logi powinny być ograniczone do danych potrzebnych do diagnostyki.

Używamy technicznych cookies sesji i ochrony formularzy; przy wybraniu opcji zapamiętania logowania również mechanizmu utrzymania logowania. Czas ich działania zależy od ustawień sesji i wybranej funkcji. LocalStorage przechowuje motyw, gęstość kolejki oraz układ i widoczność kolumn przypisane lokalnie do identyfikatora konta. Nie zapisujemy tam treści zgłoszeń. Dane te można usunąć w ustawieniach witryny w przeglądarce. Strona polityki nie wymaga zatwierdzania w popupie i nie traktuje jej wyświetlenia jako zgody.

Wybór języka PL/EN jest zapamiętywany w sesji i technicznym cookie ciastech_locale przez maksymalnie rok. Cookie nie zawiera treści zgłoszeń.

7. Prawa i kontakt w sprawach danych

W granicach RODO przysługuje dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, sprzeciw oraz przenoszenie danych, gdy spełnione są odpowiednie warunki. Zgodę, jeżeli stanowi podstawę konkretnego przetwarzania, można wycofać. Można złożyć skargę do Prezesa UODO.

Wniosek prześlij na kontakt@ciastech.pl. Wskaż, czy dotyczy kartoteki, konta, treści zgłoszeń czy załączników. Dla ochrony danych możemy zweryfikować tożsamość w sposób proporcjonalny; nie wymagamy rutynowo kopii dokumentu ani PESEL. Każdy wniosek jest oceniany także pod kątem ewentualnych obowiązków dalszego przechowywania.